省交通集团获评“浙江省规范化档案室”和“浙江省示范数字档案室”
发布日期:2021-03-04 11:36 信息来源:省属企业 浏览次数:

近日,浙江省档案局公布了2020年“全省规范化档案室”和“全省示范数字档案室”名单,省交通集团双双榜上有名。

为推进档案规范化和数字化建设,集团公司围绕省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,抓队伍、强基础,有计划、有重点、分阶段开展省级“规范化档案室”和“示范数字档案室”创建工作。

优化架构,夯实档案工作基础

建立档案工作组织架构。集团公司结合实际,建立起清晰的档案工作组织架构。成立了由分管领导担任组长,各部门负责人担任成员的档案工作领导小组,全面负责集团公司档案管理工作,平衡和协调涉及各部门关于档案工作的相关问题,并负责集团公司档案销毁的鉴定工作。

修订完善档案管理制度。根据档案室机构性质和档案管理人员岗位职能,完善档案工作规章制度,坚持做好档案“七防”工作,特别是强化了档案管理人员对各部门及所属单位档案工作的监督指导职能,将文件管理和归档要求纳入集团公司各项业务流程,并将档案工作纳入部门工作职责范围和年度工作考核。同时,建立档案工作责任追究制度,增强每位员工的档案管理及归档意识。

完善档案网络工作小组。建立健全各层级档案人员网络组织体系,确保各层级均有专人负责档案收集与整理工作,并定期开展档案工作实务培训,提高档案人员业务能力。2020年重点就档案的移交与接收、数字档案室建设和电子化归档工作、档案监督检查和疫情防控档案管理、新修订《档案法》解读等内容组织开展专题培训。

规范管理,提升档案工作水平

完善档案工作投入机制。健全档案管理工作与统筹发展的经费增长机制,统筹安排档案整理、编目、数字化、业务培训、设备购置等方面的经费预算,着力加大对档案信息化建设和管理的投入。截至2020年底,集团公司共计投入100余万元,购置档案密集架、保密柜,配备专用电脑、打印机、除湿机、温湿度仪等设备,加强标准化档案室建设。

强化历史档案规范整理。着重引进专业档案服务机构,对原省铁路集团历史档案,按照档案管理要求进行整理,将有历史价值的文件资料按类目要求统一上架,并同步进行数字化处理。

排查整治档案安全风险。重点针对各子(分)公司现有档案室进行全面自查自纠,将防火、防盗、防水、防爆、防泄密作为排查的重中之重,对检查发现的风险隐患进行有效整改。

明确目标,打造示范数字档案室

档案数字化建设是适应时代发展的新举措、新要求。集团公司于2020年5月着手推进档案管理系统升级,建成了符合数字化档案室规范的电子档案管理系统,具备电子档案接收、审核、整理、入库、借阅利用等功能。该系统可以与集团公司OA系统、督查督办系统、合同管理系统、财务共享系统、人力资源管理系统等业务系统对接,实现电子公文和业务数据同步在线归档。

目前,集团公司还对保管期限为永久和长期(30年)的纸质档案进行了全文扫描,逐步实现电子文件实时归档,有序推进室藏档案数字资源的开放利用。集团公司员工可以通过OA档案系统,在线上登记后使用查档、借阅等功能。截至2020年底,集团公司室藏档案达34931件、15197卷,共计扫描280154页,归档材料质量全部符合国家及省级有关标准。

下一步,集团公司将牢牢把握档案工作“三个走向”根本遵循,持续深化“五档共建”,推进档案工作更高质量、更高水平发展,力争通过五年时间建成集团公司档案管理中心,实现存量档案数字化,新生档案同步数字化。

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